Unternehmen starten oft Projekte, die für sie neu sind – zum Beispiel aufgrund ihrer Komplexität oder Internationalität. Außerdem müssen sie immer wieder noch recht unerfahrene Projektleiter und -teams an komplexe Projektaufgaben heranführen. In solchen Situationen ist ein Projektcoaching hilfreich.
Unternehmen bearbeiten immer mehr Aufgabenstellungen in Projekten, um schnell und flexibel auf Herausforderungen des Marktes reagieren zu können. Deshalb wird die Fähigkeit, Projekte richtig aufsetzen und abwickeln zu können, ein entscheidender Erfolgsfaktor.
Die Praxis zeigt jedoch: In vielen Unternehmen divergieren bereits die Vorstellungen darüber, was überhaupt ein Projekt ist. So stellt man in Betrieben zum Beispiel oft fest, dass jede Sonderaufgabe, die mehrere Mitarbeiter gemeinsam erfüllen, als Projekt bezeichnet wird – unabhängig von ihrer Komplexität und Relevanz für den Erfolg des Unternehmens.
Eine weitere Schwachstelle ist: In vielen Unternehmen fehlen geeignete Projektmanagement-Strukturen. Das heißt, es sind weder die notwendigen Rollen definiert, noch existieren die erforderlichen Gremien für ein funktionierendes Projektmanagement. Zudem existiert kein Projektmanagementhandbuch, in dem die Regelungen stehen, die im Unternehmen für das Planen und Durchführen von Projekten gelten.
Häufig sind auch die Projektleiter nicht ausreichend qualifiziert. Denn viele Unternehmen unterschätzen, wie hoch die fachlichen, persönlichen und kommunikativen Anforderungen an Projektleiter gerade bei bereichs-, standort- oder gar unternehmensübergreifenden strategischen Projekten sind, mit denen auch der mittel- und langfristige Erfolg des Unternehmens gesichert werden soll. Bei diesen Projekten sind die Projektleiter meist „Projekt-Unternehmer“ – so groß ist ihre Verantwortung.
Die Projektverantwortlichen unterstützen
Entsprechend wichtig ist es bei solchen Projekten, den Projektleiter und das Projektteam durch ein Projektcoaching zu unterstützen – speziell in Unternehmen, die noch wenig Erfahrung mit komplexen strategischen Projekten haben. Ein solches Projektcoaching muss zweierlei leisten:
- Das Klientensystem fachlich beraten. Das heißt: Der Projektcoach muss den Projektbeteiligten das erforderliche Know-how zum Beispiel in Sachen Projektmanagement zur Verfügung stellen oder vermitteln.
- Das Klientensystem bei der Projektarbeit begleiten und beim Entwickeln von (neuen) Lösungsansätzen unterstützen. Das heißt: Der Projektcoach muss den Projektbeteiligten als Feedback- und Impulsgeber zur Verfügung stehen und ihnen durch seine Interventionen zum Beispiel neue Sichtweisen eröffnen und Handlungsperspektiven aufzeigen
Darüber hinaus dient das Projektcoaching auch dazu, bei den Projektbeteiligten die nötigen Kompetenzen und im Unternehmen die erforderlichen Strukturen aufzubauen, um künftig ähnlich komplexe Projekte ohne externe Unterstützung initiieren und kontrolliert abwickeln zu können.
Die Interaktionen bedenken und berücksichtigen
Beim Projektcoaching werden Unternehmen stets als soziale, interagierende Systeme betrachtet. Das Projektumfeld und die Interaktionen im System Unternehmern werden also in die Überlegungen einbezogen. Entsprechend erfolgt die Auswahl der Interventionen. Das heißt, beim Planen des Vorgehens wird unter anderem berücksichtigt:
- Welche Ziele möchte das Unternehmen mit dem Projekt erreichen?
- Welche Vorerfahrung hat neben den unmittelbar Projektbeteiligten die Organisation mit solchen Projekten?
- Welche weiteren Projekte oder Veränderungsprozesse laufen im Unternehmen?
- Mit welchen Reaktionen seitens der direkt und indirekt Betroffenen ist im Projektverlauf zu rechnen?
Dabei lässt der Projektcoach die Projektbeteiligten bewusst an seinem Fachwissen teilhaben – denn es geht auch darum, diese in Sachen Projektmanagement zu schulen. Der Projektcoach trägt jedoch stets nur die Verantwortung für den Beratungs- und Begleitprozess – nie für die inhaltlichen Ergebnisse der Projektarbeit. Hierfür zeichnen die Projektbeteiligten in ihren verschiedenen Rollen und Funktionen verantwortlich. Denn nur durch das gemeinsame Entwickeln von Lösungsansätzen entsteht bei ihnen das Commitment, das langfristig den Erfolg garantiert.
Auch das Projekt selbst wird beim systemischen Coaching als ein soziales (Sub-)System verstanden mit folgenden vier Grundpfeilern: Projektziele, Projektkultur, benötigte Skills und (Projekt-)Struktur. Zu welchen Interventionsmethoden beim Projektcoaching gegriffen wird, hängt davon ab, in welchen der vier genannten Bereiche ein Entwicklungsbedarf besteht. So können zum Beispiel (Projektmanagement-)Trainings beim Coachen eine wichtige Rolle spielen, wenn Wissensdefizite bestehen. In anderen Projekten kann der Fokus auf Organisationsentwicklungs- oder Change Management-Maßnahmen liegen, wenn Defizite auf der Struktur- oder Kulturebene bestehen.
Lesen Sie in Teil 2 mehr über den idealen Projektcoaching-Prozess
Über die Autorin:
Christine Goebel-Born arbeitet als Consultant für die Unternehmensberatung Machwürth Team International (MTI Consultancy), Visselhövede (D), für die weltweit 450 Berater, Trainer und Projektmanager tätig sin d. Vor ihrer Beratertätigkeit war sie bei einem Technologie-Konzern für die Einführung hoch-innovativer Produkte zuständig. Ihre Beratungsschwerpunkte liegen in den Themenfeldern (internationales) Projekt-, Prozess- und Change-Management sowie Leadership Development.
