Personalauswahl sucht Exzellenz: Wie Unternehmen von einem systematischen Bewerbermanagement profitieren

Die besten Mitarbeiter zu finden und diese für das Unternehmen zu gewinnen, wird zum zentralen Schlüssel für den wirtschaftlichen Erfolg. Die Zukunft eines Unternehmens entscheidet sich nicht länger nur auf dem Kundenmarkt, sondern immer mehr auf dem Bewerbermarkt. Umso wichtiger ist es, die Herausforderungen im Personalmanagement zu erkennen und im Unternehmen rechtzeitig eine Methodenkompetenz aufzubauen. Das Ziel ist eine exzellente Personalauswahl. Die Basis bildet ein optimaler Prozess, der mit und für Menschen arbeitet.

Um als Unternehmen langfristig erfolgreich zu sein, ist ein Faktor ausschlaggebend – ein systematisches Bewerbermanagement. Die Realität sieht anders aus: Für viele Unternehmen ist die Suche nach einem neuen Mitarbeiter eher lästige Pflicht als angenehme Kür. Geht eine Bewerbung im Postfach ein, vergehen aus Zeitmangel oft Tage bis zur Eingangsbestätigung an den Kandidaten. Nach dem Unterlagencheck müssen weitere Informationen angefordert werden. Und schon befindet sich der Bewerber im langwierigen und unüberschaubaren Dschungel der Online-Formulare, die sich weder speichern noch in kurzer Zeit bewältigen lassen. Das Bewerbungsgespräch zwischen „Tür und Angel“ geführt, vermittelt dem Kandidaten das Gefühl, eher störend als von Bedeutung zu sein. Verwunderlich ist dies nicht, schließlich lässt die „info@…“-Adresse in der Stellenanzeige ohne Ansprechpartner auch nur wenig Individualität erwarten.

Das Ergebnis ist eine alles andere als positive „Candidate Experience“. Es ist kaum zu erwarten, dass der Bewerber das Unternehmen auffallend positiv in Erinnerung behalten oder anderen Menschen proaktiv empfehlen wird. Dabei hat der Prozess der Mitarbeitersuche einen großen Vorteil für Unternehmen: Durch die Beschreibung der neuen Positionen wird ein interner Findungsprozess angestoßen. Denn wer auf der Suche nach neuen Mitarbeitern ist, muss wissen, wer er selbst ist, was ihn ausmacht, auszeichnet und von anderen unterscheidet.

Auf der Suche nach Mr. oder Mrs. Right

Zwischen der Personalauswahl von gestern und heute liegen Welten. Ganz zu schweigen von dem, was morgen schon möglich und nötig sein wird. Kaum haben Unternehmen herausgefunden, was die Generation Y will, setzt die Generation Z vollkommen neue Schwerpunkte. Die Zeiten, in denen sich der Schreibtisch vor Bewerbungen gebogen hat, sind längst vorbei. Ohne Auswahl ist aber auch die erfolgreiche Suche nach dem richtigen Kandidaten in vielen Bereichen bedeutend schwieriger geworden. Längst sind Unternehmen die neuen Bewerber und müssen deren Aufgaben übernehmen: Sich abheben von den Anderen durch Alleinstellungsmerkmale und ein exzellentes Bewerbungsmanagement. Nicht einfacher macht es die Tatsache, dass immer öfter sehr gut vorbereitete Bewerber auf unvorbereitete Unternehmen treffen. Hinzu kommt, dass das Internet den Bewerbungsprozess geradezu revolutioniert hat. Die Geschwindigkeit der Kommunikation nimmt auch hinsichtlich der Personalauswahl zu. Von konkreten Bewerberportalen über die kontinuierliche Netzwerkpflege bis hin zu multimedial unterstützten Bewerbungsgesprächen. Personalauswahl ist nichts anderes als professionelles Marketing. Wer das nicht erkannt hat, wird bei der Suche nach Mr. oder Mrs. Right zukünftig sicher noch mit ganz anderen Schwierigkeiten zu kämpfen haben. Dabei sind die ersten Schritte klar definiert:

  1. Darauf achten, was die Gegenwart sagt
  2. Personalsauswahl als Marketinginstrument sehen
  3. Den Bewerbungsprozess von Anfang an wertschätzend führen
  4. Genau wissen, wen man sucht
  5. Noch besser wissen, wer man ist
  6. Die bisherigen Gedanken in eine Stellenanzeige gießen
  7. Aktiv alle Suchoptionen (online, intern, extern) nutzen

Die Qual der (Aus-)Wahl

Hat ein Unternehmen die Wahl zwischen mehreren oder sogar sehr vielen Bewerbern, hat es hervorragende Arbeit geleistet. Doch was kommt danach? Den Personalverantwortlichen erwartet ein wahrer Dschungel, der je nachdem wie viel Erfahrung jemand mit Auswahlprozessen hat, vielen undurchdringlich scheint. Es ist alles andere als leicht, den Überblick über die Einstellungsfilter innerhalb eines Bewerbungsprozesses zu behalten. Erst eine Arbeitsprobe, dann der Online-Test? Oder psychologische Testverfahren und dafür kein Assessment Center? Und wann und wie macht das Bewerbungsgespräch dabei überhaupt Sinn? Zwei Fragen stellen sich dabei:

  • Welche Einstellungsfilter machen für unser Unternehmen und in Bezug auf die zu besetzende Stelle Sinn?
  • In welcher Reihenfolge sind die ausgewählten Filtermethoden anzuordnen?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, den Bewerbungsprozess mit unterschiedlichen Einstellungsfiltern (zentrale, vertiefende, außergewöhnliche) zu gestalten. Das Ziel der gemeinsamen Reise ist immer eine Empfehlungsliste, anhand derer sich das Unternehmen für oder gegen einen Kandidaten entscheiden kann. Hilfreich hierfür ist ein Routenplan durch den Dschungel der Einstellungsfilter. Um das Ziel zu erreichen, stehen Zwischenziele und Filtermöglichkeiten zur Verfügung. Die einen liegen direkt auf der gewählten Route und sind bereits bekannt. Typischerweise zählen der Unterlagencheck und eine Probezeit dazu. Andere – eine Arbeitsprobe oder eine Fachpräsentation vor dem Team – verlangen einen etwas größeren Bogen und damit verbunden eine längere Fahrzeit, um letztlich ebenfalls das Ziel zu erreichen. Wieder andere – ein gemeinsamer Kundenbesuch oder ein spontanes Mittagessen – liegen auf den ersten Blick absolut nicht auf dem Weg und verlangen unerwartete Umwege und neue Pfade. Mit neuen Einsichten erreichen Unternehmen aber auch hier das Ziel – die Empfehlungsliste.

Lass uns miteinander reden!

Kein Bewerbungsgespräch gleicht dem anderen. Selbst dann nicht, wenn es um dieselbe zu besetzende Stelle geht. Die große Unbekannte ist der Kandidat. Ganz gleich, wie viele Fragen sich Unternehmen im Vorfeld überlegt haben und wie der Ablauf geplant ist – erst durch den Kandidaten wird das Bewerbungsgespräch zu dem, was es ist – ein Kennenlernen auf Augenhöhe. Jedes Unternehmen setzt dabei andere Maßstäbe. Die Individualität der Stelle und der Person müssen berücksichtigt werden. Ebenso die aufgrund der verschiedenen Stellen angepassten Schwerpunktsetzungen. Hinzu kommt, dass jeder Interviewer seinen individuellen Stil pflegt. Ist es dem einen wichtig, dem Kandidaten gleich die Anspannung zu nehmen, wird er zu Gesprächsbeginn einen hohen Redeanteil einnehmen. Anderen hingegen ist der Umgang des Bewerbers mit herausfordernden Situationen wichtig, sodass der Bewerber unmittelbar mit seiner persönlichen Vorstellung beginnen und ins kalte Wasser springen darf.

Letztlich gilt: Nicht für jede Stelle wird der gleiche Aufwand betrieben. Dennoch sind gewisse Überlegungen für jedes Bewerbungsgespräch unabdingbar. Die Struktur und die Fragen müssen in Bezug auf die zu besetzende Stelle für alle Bewerber gleich und damit vergleichbar sein und das heißt: Am Ende mehrerer Gespräche muss eine Auswertung erfolgen können. Und so banal es klingen mag: Je besser die Vorbereitung, desto besser das Gesprächsergebnis. Warum das so ist? Weil sich das Unternehmen umso stärker auf das Verhalten des Kandidaten und die Gesprächsführung konzentrieren kann, je detaillierter die organisatorischen Dinge geplant sind. Zeitplanung, Ortswahl, Raumausstattung, Gesprächspartner, Sitzordnung – Unklarheiten oder Flüchtigkeitsfehler behindern eine umfängliche Konzentration auf den Menschen hinter dem Bewerber.

Zwischen Onboarding und Absagen

Die Entscheidung ist gefallen, der neue Mitarbeiter gewonnen. Herzlichen Glückwunsch! Nun ist es die Aufgabe des Unternehmens, den Neuen ebenso exzellent an Bord zu holen, damit die Zusammenarbeit beginnen kann. Konkret geht es also um die Zeitspanne von der Zusage bis zum ersten Arbeitstag. Aber zuvor noch ein kleiner und wichtiger Exkurs: Es wird sich nicht verhindern lassen, dass einigen Bewerbern eine Absage erteilt werden muss. Wichtig ist, sich darüber klar zu sein, dass eine Absage immer auch Marketing ist. Genau deshalb unterscheidet die Art der Absage gute von exzellenten Unternehmen. Denn gerade mit Absagen erreichen Unternehmen im Normalfall einen deutlich größeren Personenkreis, schließlich bekommen meist mehr Menschen eine Absage als eine Zusage. Ganz im Zeichen der „Candidate Experience“ verbietet sich deshalb eine Standard-Absage mit nichtssagenden Floskeln. Bereits mit einem individuellen Satz „Beeindruckt hat uns Ihr Engagement als Basketballer. Hier wünschen wir Ihnen weiterhin viel Erfolg!“ (Hinweise geben der Lebenslauf oder das Anschreiben des Kandidaten sowie das Bewerbungsgespräch) heben sich Unternehmen deutlich von gängigen „copy&paste“-Absagen ab.

Ja und dann gibt es ja auch noch den glücklichen Einen. Ein Griff zum Telefon reicht, um die gute Nachricht zu übermitteln. Wenn das Unternehmen „Ja“ sagt, freut sich der Kandidat sicher über eine kurze Erklärung, warum die Entscheidung für ihn gefallen ist. Sollte er keine Bedenkzeit mehr brauchen, kommt es zur Vertragsunterzeichnung – persönlich oder auf postalischem Wege. Übrigens: Die Zeit zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag ist eine wunderbare Gelegenheit, sich näher kennenzulernen. Unternehmen sollten diese Zeit unbedingt nutzen, um im engen Kontakt mit dem zukünftigen Mitarbeiter zu bleiben und ihn schon jetzt bestmöglich ans Unternehmen zu binden. Vielleicht gibt es ja sogar ein gemeinsames „Glückwunsch-Essen“ – dann steht der erfolgreichen Mitarbeit sicher nichts mehr im Weg!

Über den Autor:

thomas_voelklAls Experte für exzellente Personalauswahl und Vortragsredner begleitet und motiviert Thomas Völkl Unternehmen, die Personalauswahl in exzellente Bahnen zu lenken. Aufgrund jahrelanger Erfahrung in internationalen Konzernen verfügt der Rhetorik- und Kommunikationstrainer sowie ehemalige Headhunter über umfangreiche Kompetenzen in den Bereichen Kommunikation, Wertschätzende Führung sowie Personalrekrutierung. Als Trainer und Speaker setzt er dort an, wo das Potenzial der Zukunft jedes Unternehmens liegt: In der Personalauswahl.

Wie denkst du darüber? Teile uns deine Meinung mit! Hinterlasse doch einen Kommentar:

*