Je mehr Arbeit im Home Office stattfindet, desto wichtiger sind Organisations-Tools und deren effiziente Anwendung. Dies zeigt sich allen voran in Online-Meetings, deren Effizienz bereits vor der Sitzung deutlich von der Planung abhängt.
Die Welt arbeitet im Home Office – wie lange noch?
Das Home Office ist keineswegs eine neue Erfindung, hat im vergangenen Jahr allerdings extrem an Bedeutung gewonnen. Der Grund dafür ist offensichtlich und wie es aktuell den Anschein hat, werden auch die ersten Monate von 2021 auf dieselbe Weise geprägt sein. Immerhin: Entgegen vieler Befürchtungen gelang die Umstellung vielerorts sehr gut, die Produktivität konnte teils sogar gesteigert werden, während Krankheitstage deutlich abnahmen.
Zu verdanken ist dies den zahlreichen Online-Tools. Diese existierten bereits vor der anhaltenden Pandemie, sahen sich plötzlich jedoch einem unerwarteten Stresstest ausgesetzt. Denn gerade durch das Entfallen realer Meeting-Möglichkeiten wurden Online-Sitzungen mit einem Mal zum Gebot der Stunde. Je nach Unternehmen waren die Erfahrungswerte diesbezüglich ganz unterschiedlich; während die einen völliges Neuland betraten, mussten die anderen lediglich dem Bekannten eine neue Regelmäßigkeit geben.
Online-Meeting planen: Diese Stichpunkte geben einen Überblick
Aufgrund der anhaltend schwierigen Lage sowie der langfristigen Effekte auf die Arbeitswelt lohnt es sich in jedem Fall, Online-Meetings professionell anzugehen, um das Gelingen nicht dem Zufall zu überlassen.
- Die Basis dafür ist die Technik. Tools für Online-Sitzungen gab es bereits vor Corona, als Folge der starken Nachfrage konnten sich einige Anbieter jedoch aus der Menge hervorheben. Bei der Auswahl gibt es jedoch verschiedene Dinge zu beachten; die ideale Lösung hängt nicht zuletzt von den Präferenzen des jeweiligen Unternehmens ab. Auch Aspekte wie der Datenschutz können hierbei ausschlaggebend sein.
- Dann geht es an die Organisation. Online gilt wie offline: Wer ein Meeting möglichst früh ansetzt, der erhöht die Wahrscheinlichkeit für eine planmäßige Anwesenheit aller Teilnehmer. Auch hier gibt es verschiedene Ansätze für technische Hilfe: Ganz klassisch lässt sich der Termin beispielsweise per Mail vereinbaren, einen Schritt verlässlicher geht es mit Einträgen im Cloud-Kalender, jederzeit sichtbar für alle Teilnehmer.
- Ergänzend zum eigentlichen Startzeitpunkt kann die Aufforderung, mindestens zehn Minuten vorher schon den virtuellen Raum zu betreten, sehr hilfreich sein. Dies gilt mit steigender Teilnehmerzahl umso mehr, da technische Probleme – etwa beim Login – dann noch rechtzeitig gelöst werden können. Auch für obligatorische Verspätungen einzelner Mitarbeiter bleibt auf diesem Weg noch genügend Puffer.
- Während des Meetings sind Management-Skills auf spezielle Weise gefragt. Redezeiten sollten eingehalten werden, ein Dialog ist dennoch erwünscht, allerdings ohne chaotisches Element, das online schneller auftreten kann als offline. Auch hier steigt die Schwierigkeit mit der Teilnehmerzahl – Erfahrung und Fingerspitzengefühl sind gleichermaßen gefragt.
- Schon vor dem Start des Meetings sollte die sichtbare Umgebung des Teilnehmers herausgearbeitet werden. Dies ist allen voran eine Frage des Zwecks – so kann es je nach Zielsetzung sinnvoll sein, etablierte Produktivitäts-Tools wie Flipcharts ebenfalls mit ins Bild zu nehmen und real zu bearbeiten. Dem gegenüber steht die Möglichkeit, an rein digitalen Whiteboards zu arbeiten; Vor- und Nachteile aller Methoden sollten individuell abgewogen werden.
- Nach Abschluss des Meetings kann es aus mehreren Gründen ratsam sein, den digitalen Raum nicht direkt zu verlassen. Schließlich ist stets etwas Raum für Rückfragen und anschließende Diskussionen zu bedenken; in Zeiten des dauerhaften Home Offices kommt außerdem die menschlich-soziale Komponente dazu, bevor alle Mitarbeiter wieder in der Isolation verschwinden.
Klar ist nach den Erfahrungen der vergangenen Monate, dass auch Online-Meetings tendenziell nur besser werden, da die Automatismen nach jeder Sitzung besser greifen und alle Teilnehmer ein besseres Gefühl für den Ablauf haben. Dennoch ist eine grundlegende Struktur nie verkehrt, speziell am Anfang, wenn die Ungewissheit in vielen Details das eigentliche Meeting-Ziel zu überschatten droht.
Autor: Redaktion
