Jeder Unternehmer verfolgt die Maxime, mit einem möglichst geringen Einsatz ein bestmögliches Ergebnis zu erhalten. Dieses Ziel sollte auch dann nicht aus den Augen verloren werden, wenn eine Geschäftsreise für die Arbeitnehmer geplant und durchgeführt werden soll. Eine clevere Organisation kann dazu beitragen, die Produktivität der Reisenden zu steigern, ohne dass die Geschäftsreise in Stress ausartet. Worauf Sie als Unternehmer bei der Planung der Reise achten sollten, damit die Reisenden während der Reise möglichst effektiv arbeiten können, erfahren Sie hier.
Termine durchdacht planen
Gerade, wenn eine große Entfernung zurückgelegt werden muss, um das Ziel der Reise zu erreichen, sind Geschäftsreisen mit einem hohen Geld- und Zeitaufwand verbunden. Deshalb ist es empfehlenswert, schon vorab zu überlegen, ob sich mehrere Termine in einer Geschäftsreise unterbringen lassen. Damit sich die Reisekosten lohnen, ist es oft die bessere Lösung, die Reise ein paar Tage länger anzusetzen, um mehrere Termine abzuwickeln, anstatt nach ein paar Wochen schon wieder die nächste Geschäftsreise durchzuführen. Keinesfalls sollten jedoch zu viele Termine für eine Reise angedacht werden, denn das könnte in Stress ausarten. Und: Zu viel Stress erhöht das Burnout-Risiko bei Ihren Arbeitnehmern. Gerade auf Geschäftsreisen sollten für die Mitarbeiter des Unternehmens ausreichend Ruhepausen eingeplant werden.
Das beste Verkehrsmittel aussuchen
Je nachdem, wohin die Reise gehen soll, muss ein passendes Verkehrsmittel ausgewählt werden. Oft stellt sich die eigene Anreise mit einem Dienstwagen dabei nicht als die günstigste Variante heraus, weil die lange Fahrt eine hohe Konzentration erfordert und die Arbeitnehmer daher oft schon gestresst am Reiseziel ankommen. Darunter leidet die Produktivität. Besser ist es, sich für eine Anreise mit der Bahn oder mit dem Flugzeug zu entscheiden. Wenn Sie bei der Buchung der Verkehrsmittel clever vorgehen, können Sie sogar Reisekosten sparen.
Geeignete Übernachtung wählen
Damit sich Ihre Arbeitnehmer während der Geschäftsreise wohlfühlen und die Möglichkeit haben, sich nach getaner Arbeit zu entspannen, sollte der Unterbringung bei der Planung besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden. Ein Hotel stellt hier die beste und komfortabelste Möglichkeit dar. Dabei sollten Sie sich am besten für ein spezielles Businesshotel entscheiden, das einen hohen Komfort mit optimalen Voraussetzungen für ein effektives Arbeiten kombiniert. Als gute Businesshotels sind zum Beispiel die Pullman-Hotels bekannt. Dazu gehört unter anderem das Pullman Basel Europe. Es verfügt über lichtdurchflutete Konferenzräume, weshalb es sich gut für Businessmeetings eignet. Ebenso wie andere Pullman-Hotels ist das Pullman Basel Europe außerdem durch eine gute Lage für Geschäftsreisende gekennzeichnet, denn es befindet sich in der Nähe des Messezentrums. Auch ein leistungsstarker Internetzugang sowie Kopier- und Druckservices gehören zu den Ausstattungsmerkmalen, die sich für Geschäftsreisen als nützlich erweisen, weshalb Sie derartige Aspekte bei der Buchung berücksichtigen sollten.
Die Abwesenheit der Angestellten im Unternehmen organisieren
Ein Punkt, der bei der Planung einer Geschäftsreise gern vergessen wird, besteht darin, die Abwesenheit der Mitarbeiter im Unternehmen zu organisieren. Das ist gerade dann wichtig, wenn Personen auf Geschäftsreise gehen, die für den reibungslosen Ablauf im Unternehmen von hoher Bedeutung sind, wie etwa Team- oder Projektleiter. Dementsprechend sollten Sie frühzeitig einen Vertreter bestimmen, der alle notwendigen Vollmachten und Zugangsdaten erhält, damit das Geschäft ohne Probleme weitergehen kann. Zudem sollten die Angestellten darüber informiert werden, wie die Reisenden im Notfall erreicht werden können. Ein wichtiger Aspekt ist auch, Vertreter zu finden, die die Geschäftsreise antreten können, wenn die eigentlich angedachten Mitarbeiter beispielsweise aus gesundheitlichen Gründen verhindert sind.
Nach der Geschäftsreise: Die Planung analysieren und gegebenenfalls optimieren
Sobald die Geschäftsreise abgeschlossen ist, sollte sie nachbereitet werden. Dazu gehört nicht nur, dass die Geschäftsabschlüsse ausgewertet werden, sondern auch, dass Sie Ihre vorausgegangene Planung mit dem tatsächlichen Ablauf vergleichen. Notieren Sie sich dabei vor allem die Punkte, die Sie in Zukunft verbessern könnten.
Autor: Redaktion
