Arbeitnehmer haben einen gesetzlichen Anspruch auf Erholungsurlaub. Doch viele Unternehmer wissen: Die Urlaubsplanung führt regelmäßig zu Streit. Vor allem wenn viele Kollegen gleichzeitig in Urlaub gehen möchten und die Auftragslage unsicher ist, bedeutet das eine große Herausforderung für den Arbeitgeber.
Mit einer durchdachten Urlaubsplanung kann es jedoch gelingen, das Thema im Unternehmen so umzusetzen, dass sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer zufrieden sind.
Wir zeigen, welche gesetzlichen Regelungen gelten und verraten die bewährtesten Tipps, damit die Urlaubsplanung im Unternehmen reibungslos funktioniert.
Welche gesetzlichen Regelungen gelten?
Der Arbeitnehmer hat laut Gesetz das Recht auf eine bestimmte Anzahl von Urlaubstagen im Jahr. Diese darf er auch in einem Stück nehmen – bis zu 14 Tagen.
Um Urlaub zu nehmen, muss der Arbeitnehmer einen Antrag stellen. Das letzte Wort beim Urlaub hat also immer der Chef.
Allerdings kann der Arbeitgeber den Urlaubsantrag nicht einfach nach Lust und Laune ablehnen, sondern muss dafür triftige Gründe liefern. Laut Gesetz gibt es nur zwei Gründe, warum ein korrekt gestellter Urlaubsantrag abgelehnt werden kann:
- Betriebliche Gründe: Hochsaison, dringende Projekte oder Krankheitswellen haben Vorrang vor einem Urlaubswunsch, weil der Chef verpflichtet ist, den „Laden“ am Laufen zu halten.
- Urlaubswünsche anderer Kollegen: Kollegen, die schulpflichtige Kinder haben, älter sind oder länger zum Betrieb gehören, haben Vorrang.
Mit diesen Tipps lösen Arbeitgeber die „Urlaubsfrage“
Wenn ein Urlaubsantrag abgelehnt wird, sorgt das oft für großen Unmut bei Arbeitnehmern. Für ein Unternehmen kann das fatal sein: Nicht selten nimmt die Motivation und Produktivität des Mitarbeiters in der Folge ab, weil er sich ungerecht behandelt fühlt.
Dazu kommen häufig zermürbende Konflikte zwischen den Mitarbeitern, die die Teamarbeit erschweren. Deshalb ist es unerlässlich die Urlaubsplanung im Unternehmen so professionell wie möglich zu gestalten. Wir zeigen im Folgenden die 4 bewährtesten Tipps.
#1 Mit einem Online Urlaubsplaner für maximale Transparenz sorgen
Moderne Unternehmen mit flachen Hierarchien arbeiten mittlerweile häufig mit digitalen Urlaubsplanern. Kein Wunder: Ein Online Urlaubsplaner entlastet den Chef, weil die Mitarbeiter die Urlaubsplanung damit praktisch selbst erledigen.
Grund dafür ist die transparente Darstellung aller Abwesenheiten der Mitarbeiter bzw. der Zeiten, in denen es Urlaubssperren im Betrieb gibt. Der Arbeitnehmer trägt seinen Urlaub direkt in das Tool ein und muss keine umständlichen Urlaubsanträge stellen.
Damit spart sich der Arbeitgeber nicht nur eine Menge Verwaltungsaufwand – er gewinnt dadurch auch einen Überblick über eventuelle Personalengpässe und kann früh genug handeln, um diese zu umgehen.
Der Arbeitnehmer erfährt eine gewisse Selbstwirksamkeit und lastet es nicht dem Chef an, wenn es mit dem Urlaubswunsch mal nicht klappt.
#2 Urlaubsregeln klar kommunizieren
Wenn Arbeitnehmer den Eindruck haben, dass im Unternehmen Willkür herrscht, wirkt sich das schnell sehr schlecht auf das Arbeitsklima aus. Als Chef sollte man beim Thema Urlaub deshalb klare Regeln aufstellen, an die sich alle halten müssen.
Beispielsweise muss in dieser Betriebsvereinbarung festgelegt werden, welche Mitarbeiter aus gesundheitlichen oder sozialen Gründen beim Urlaubswusch bevorzugt behandelt werden. Auch Regelungen bezüglich des Resturlaubs werden hier festgelegt.
#3 Überschneidungen vermeiden
Damit der Betriebsablauf möglichst wenig gestört wird, sollten Mitarbeiter, die in ähnlichen Aufgabenbereichen arbeiten, nicht gleichzeitig Urlaub machen. Auch wenn diese beiden Beschäftigten direkt nacheinander Urlaub machen, kann das zu Problemen führen – beispielsweise beim Umgang mit Kunden.
Als Arbeitgeber sollte man deshalb mit diesen beiden Mitarbeitern schon im Vorfeld sprechen, damit sie sich beim Urlaubnehmen absprechen.
#4 Ein gutes Vertretungsmanagement etablieren
Es gibt Mitarbeiter, die während ihrer Abwesenheit angemessen vertreten werden müssen, damit Projekte in der mit den Kunden vereinbarten Zeit weiterlaufen können.
Ein Chef tut deshalb gut daran, ein professionelles Vertretungsmanagement in seinem Betrieb zu etablieren. Für die Vertretung eines wichtigen Mitarbeiters können beispielsweise interne oder externe Mitarbeiter, Werkstudenten oder Aushilfen eingesetzt werden.
Achtung: Bei internen Mitarbeitern ist auf die gesetzliche Regelung zu achten, dass sie nicht mehr als zwölf Überstunden pro Woche machen bzw. länger als zehn Stunden pro Tag arbeiten dürfen.
Autor: Redaktion
