Vom Konzern bis zum Mittelstand, vom selbständigen Einzelunternehmer bis zum Privathaushalt – der finanzielle Druck wird immer größer. Und damit auch die Frage: Wie kann man mit weniger mehr erreichen? Der Fokus liegt auf effizienteren Arbeitsabläufen, um die Produktivität zu steigern und damit bessere Ergebnisse zu erzielen. Ohne exzellent ausgebildete Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist das schwer, wenn nicht gar unmöglich. Womit wir wieder bei den Kosten wären. Denn auch wenn das Geld fehlt, ist der aktuelle Ausbildungsbedarf – angesichts der oben genannten Ziele vor allem im Projektmanagement – größer denn je.
Der Bereich L&D Learning and Development ist also selbst entwicklungsbedürftig. Und das in einer Zeit, in der die Inflationsraten historische Höchststände erreichen. Die Unternehmen verfügen aufgrund des Fachkräftemangels über weniger Ressourcen, Lieferketten werden immer wieder unterbrochen, das Wirtschaftswachstum ist weltweit rückläufig und auch die Konsumausgaben werden durch Inflation und Lebenshaltungskosten stark beeinträchtigt. All dies hat verständlicherweise massive Auswirkungen auf die Entscheidung, in Aus- und Weiterbildung zu investieren. Dabei sind gerade jetzt aufgrund der existenziellen Transformation und der steigenden Nachfrage nicht nur nach digitalen Kompetenzen genau diese Fähigkeiten und Fertigkeiten bei den Mitarbeitern gefragt. Eine Kernkompetenz ist nach wie vor das Projektmanagement, denn es hilft, die Effizienz von Teams zu maximieren, Ressourcen zu schonen, Kosten zu senken und zu kontrollieren, Projekte termingerecht abzuwickeln und letztlich mit weniger mehr zu erreichen.
6 Faktoren für ein erfolgreiches Projektmanagement und mehr Effizienz
- Planung
Wie das Sprichwort sagt: Wer nicht plant, plant zu scheitern. Wer mit weniger mehr erreichen will, muss seine Zeit, seine Ressourcen, sein Budget und seine Ziele klug einteilen. Planung ist der Weg dorthin und gleichzeitig die Basis für jedes erfolgreiche Unternehmen und jedes erfolgreiche Projekt. Sie ist eine Schlüsselkompetenz, die es Unternehmen und Teams ermöglicht, mit begrenzten Ressourcen und Budgets so umzugehen, dass die effektivsten Ergebnisse erzielt werden. Mit Hilfe von Zeitplänen und Meilensteinen können Fristen besser eingehalten und Zeitverluste vermieden werden. Gleichzeitig hilft eine gute Planung, Risiken zu mindern und zu managen und Schlüsselprobleme leichter zu lösen. Planung ist auch wichtig, um die Leistung und die Erfolgsquote zu steigern. Dazu gehören die Festlegung und Priorisierung von Zielen, Aktivitäten und Aufgaben, die Definition von Bereichen innerhalb und außerhalb des Projektumfangs, die Zuweisung von Rollen und Verantwortlichkeiten und die enge Zusammenarbeit mit Teams und Stakeholdern.
- Zeitmanagement
Ein gutes Zeitmanagement ist unerlässlich, um Prioritäten für hochwertige Aufgaben zu setzen, die Zeitressourcen effizient zuzuweisen und Projekttermine einzuhalten. Dies wiederum hilft, die finanziellen Kosten, die durch Verzug und Überschreitungen entstehen, zu reduzieren und mit unerwarteten Problemen, wie z. B. unvorhergesehenen Verzögerungen, umzugehen. Außerdem ist es wichtig für die Mitarbeiterbindung und die Arbeitsmoral. Mitarbeiter, die es aufgrund hoher Arbeitslast und Zeitproblemen regelmäßig nicht schaffen, zugewiesene Aufgaben oder Projekte zu Ende zu bringen, werden wahrscheinlich schnell gestresst, demotiviert und ausgebrannt sein und sich nach einer anderen Stelle umsehen. Mit weniger mehr zu erreichen, bedeutet, die richtigen Leute im Team zu haben – und diese entsprechend zu motivieren und zu schulen, damit sie in der Lage sind, produktiv zu arbeiten. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Zeitmanagement allen ermöglicht, ihre Zeit optimaler zu nutzen, so dass jeder mehr in kürzerer Zeit erledigen und zugleich seine persönlichen Ressourcen – wie auch die anderer – schonen kann. Teams sind dadurch motivierter und die gesamtunternehmerische Produktivität steigt.
- Risikomanagement
Wenn sich Risiken in Probleme verwandeln, können sie enorme Verzögerungen verursachen, die finanziellen Kosten erheblich erhöhen oder sogar das Ende für ein Projekt bedeuten. Ein gutes Risikomanagement hilft also in erster Linie, die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass ein „Was wäre, wenn …“ zu einem ernsthaften Problem wird, das gelöst werden muss. Zum Risikomanagement gehört die Risikoanalyse, die entscheidend dazu beiträgt, die Auswirkungen eines potenziellen Risikos auf das Projekt abzuschätzen, wenn es sich zu einem Problem entwickelt – und was dagegen zu tun ist. Dazu kommen Strategien zur Risikominderung sowie ein Notfallplan, der hilft, mit den negativen Folgen umzugehen, wenn ein Problem tatsächlich eintritt. Schließlich lassen sich Risiken nie ganz ausschalten, weshalb Sie eine Risikobereitschaft festlegen müssen, d. h. die Höhe und die Art der Risiken, die Sie zur Erreichung eines speziellen Ziels zu akzeptieren bereit sind. Bestimmte Projekte können ein anderes Maß an Risikotoleranz erfordern als andere, was bedeutet, dass Projektteams die richtigen Risikomanagementstrategien benötigen, um innerhalb dieser Parameter arbeiten zu können. Alles in allem gilt: Je besser Sie Risiken managen können, desto weniger Probleme werden Sie auf dem Weg zum Projekterfolg haben. All das ist entscheidend, um die vorhandene Zeit zu optimieren, Ressourcen zu sparen und mit weniger mehr zu erreichen.
- Kommunikation
Ein erfolgreiches Projekt hängt von einer klaren, offenen und effektiven Kommunikation im Projektteam, zwischen funktionsübergreifenden Teams und mit den Stakeholdern ab. Ist dies nicht der Fall, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass aufgrund mangelnder Abstimmung hinsichtlich der Ziele und Aufgaben Missverständnisse und Fehler entstehen. Das Ergebnis ist eine schlechte Aufgabenausführung, die letztlich die Effizienz mindert. Wenn Sie stattdessen Strategie, Ziele, Aufgaben und Zuständigkeiten mit allen Beteiligten klar kommunizieren und ein Umfeld schaffen, in dem alle nahtlos zusammenarbeiten und ihre Aufgaben erfüllen können, wird die Produktivität in die Höhe schnellen. Erhalten alle im Projektteam und darüber hinaus die Werkzeuge und Einblicke, die sie benötigen, um wichtige Projektentscheidungen zu treffen und mögliche Widerstände zu minimieren, gelingt es leichter, mit weniger Aufwand mehr zu erreichen. Sie benötigen weniger Zeit für die Korrektur von Fehlern und Missverständnissen, ziehen die Stakeholder leichter auf Ihre Seite und helfen Ihrem Team dabei, so produktiv wie möglich zu sein.
- Budgetmanagement
Wenn Sie mit begrenzten finanziellen Ressourcen arbeiten, ist das Letzte, was Sie wollen, dass diese zu schnell verbraucht sind und deswegen das Projekt womöglich auf halber Strecke stagniert. Budgetmanagement ist der Schlüssel für die Erstellung genauer Projektbudgets auf der Grundlage zuverlässiger Prognosen. Hinzu kommt die wichtige Aufgabe, die Ausgaben zu überwachen, damit diese das Budget nicht überschreiten. Die kontinuierliche Budgetverwaltung ist ebenfalls wichtig, um fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, wo finanzielle Ressourcen eingesetzt werden sollen und wo potenzielle Kosteneinsparungen erzielt werden können, um das Budget noch weiter zu strecken. Budgetmanagement hilft ebenso bei der Planung und Bewältigung unvorhergesehener Herausforderungen oder Probleme, die auftreten können – zum Beispiel, wenn die Kosten für Lieferanten unerwartet steigen. Schließlich ist das Budgetmanagement der Schlüssel zur Stärkung des Vertrauens der Interessengruppen. Lässt sich der Nutzen, der Wert und der potenzielle ROI ihrer Investition nachweisen, sind die Stakeholder bereit ihre begrenzten Mittel und Ressourcen für das Projekt bereitzustellen. Unterm Strich gilt: Je mehr Kosten Sie einsparen, desto mehr können Sie mit Ihrem Budget machen.
- Stakeholder-Management
Die Unterstützung durch die Stakeholder (oder deren mangelnde Unterstützung) kann über Erfolg oder Misserfolg eines Projekts entscheiden. Zum einen liegt das daran, dass die Interessengruppen die Macht haben, wichtige Projektressourcen beizusteuern – sei es in Form von Finanzen, Beratung oder anderen Dingen. Wenn Sie ihnen den Wert ihrer Beiträge und ihrer Mitarbeit beweisen können, sind sie eher bereit, in Ihr Projekt zu investieren. Wenn Sie das nicht können, werden sie wahrscheinlich ihre Unterstützung zurückziehen, Einwände erheben und den Zugang zu Ressourcen einschränken. Zum anderen: Wenn Sie es versäumen, wichtige Informationen weiterzugeben, Ziele abzustimmen und Erwartungen zu managen, könnten Projektergebnisse enttäuschend ausfallen und die Stakeholder verunsichern. Stakeholder-Management ist also unerlässlich, um die Beteiligten auf dem Laufenden zu halten sowie von diesen die Informationen zu erhalten, die Sie für wichtige Entscheidungen benötigen.
Fazit: In den letzten Jahren haben die Unternehmen oft spekulativ in die Zukunft investiert. Heute wird eher nach dem Bedarf im Hier und Jetzt gefragt und sehr konzentriert vorgegangen. Investitionen in zentrale Projektmanagement-Qualifikationen sind ein effektiver Weg für Organisationen, positive Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen zu erzielen und über die aktuellen Probleme hinweg vor allem langfristig Erfolg zu generieren.
Über die Autoren:
Russell Kenrick, CEO von TSG Training und der ILX Group, ist seit mehr als 15 Jahren im Bereich L&D tätig. Seine Leidenschaft liegt in den Bereichen persönliche Entwicklung, datengetriebene Entscheidungsfindung und Lerntechnologie, die bei der Transformation von Unternehmen und Arbeitsplätzen eine immer größere Rolle spielen. Neben dem Geschäftswachstum zeichnet er verantwortlich für das Schulungsportfolio sowie die Karriereentwicklung der ILX-Mitarbeiter. Zuvor arbeitete Russell für verschiedene Schulungsunternehmen, darunter Capita, KnowledgePool und Reed Learning. Er hat einen Bachelor-Abschluss in Ingenieurgeologie und Geotechnik der University of Portsmouth.
Sidra Sammi, seit 2022 bei der ILX Group für die Geschäftsentwicklung DACH verantwortlich, vereint über ein Jahrzehnt an umfassender Expertise im B2B-Vertrieb. Ihre Stärke liegt im Identifizieren spezifischer Herausforderungen in Organisationen und der Präsentation maßgeschneiderter Lösungen. In ihrer vorherigen Rolle als Territorialmanagerin bei Axelos war Sidra für die europäischen Märkte verantwortlich und agierte als zentrale Anlaufstelle für Unternehmen sowie Organisationen, die Best-Practice-Methoden wie PRINCE2, ITIL und PRINCE2 Agile nutzen. In Frankfurt geboren, ist sie seit fast zwei Jahrzehnten in Großbritannien ansässig, wo sie ihren Abschluss in International Relations und Development Studies absolvierte.
