Geschäftsreisen sind eine großartige Gelegenheit, berufliche Beziehungen zu stärken, neue Möglichkeiten zu erkunden und den Erfolg Ihres Unternehmens voranzutreiben – auch nach der globalen Pandemie und dem Aufschwung und der breiteren Etablierung von hybriden Arbeitsformen, Online-Meetings und -Konferenzen und einer wesentlich flacheren Hierarchie als zuvor. Denn obwohl die Zahl der Dienstreisen zurückgegangen ist, sind die gebuchten Reisen sowohl im Flug- als auch im Bahnverkehr mittlerweile wieder deutlich angestiegen.
Dass Dienstreisen dennoch reduziert sind, liegt auf der Hand. Durch das hybride Arbeiten ist der Onlinekontakt nicht nur unter Kolleginnen und Kollegen, also betriebsintern, sondern auch extern und mit Geschäftspartnern und Kunden wesentlich etablierter und wichtiger geworden. Dennoch ist der persönliche Austausch und ein Vis-à-vis noch immer unersetzlich. Ein direkter Kontakt ist und bleibt die beste Art und Weise, Kollegen, Partner oder Kunden kennenzulernen, besser einzuschätzen und eine authentische Verknüpfung zu erstellen. Der soziale Austausch, der im direkten Kontakt ganz natürlich stattfindet, ist weiterhin einer unsere Grundsäulen, auch in der Arbeitswelt.
Dos – Dinge, die Sie unbedingt beachten sollten
Wir starten mit etwas ganz Offensichtlichem: Seien sie ausreichend vorbereitet, bevor Sie Ihre Reise antreten. Informieren Sie sich im Voraus bereits gut über das Reiseziel, die Geschäftskultur und die Erwartungen Ihrer Gastgeber. Das gilt ganz besonders dann, wenn Sie ins Ausland verreisen – aber auch innerhalb Deutschlands variieren Gepflogenheiten zum Teil stark – und ein vorzeitiges Aneignen oder zumindest Bewusstsein zeigt Respekt und Engagement.
Seien Sie immer pünktlich zu Meetings, Konferenzen und geschäftlichen Veranstaltungen. Ebenfalls ein Punkt der offensichtlich sein sollte, aber Pünktlichkeit ist eine der einfachsten Methoden, seine Professionalität und Wertschätzung für die Zeit anderer zu präsentieren. Passen Sie außerdem auch Ihre Kleidung an die Erwartungen des Unternehmens und der Branche an. Wenn Sie nicht wissen, was für ein Dresscode erwartet wird, ist es in Zweifelsfällen immer besser, zu formellerer Kleidung zu neigen.
Behandeln Sie jeden, den Sie auf Ihrer Reise treffen, mit Höflichkeit und Respekt – sei es das Hotelpersonal, Taxifahrer oder andere Geschäftspartner. Kleine Gesten der Freundlichkeit können einen großen Eindruck hinterlassen. Und vor allem auf Geschäftsreisen sollten Sie jede Gelegenheit nutzen, mit anderen Reisenden, Kunden oder Partnern zu vernetzen. Networking kann neue Chancen eröffnen – sowohl für Ihr Unternehmen als auch für Ihren eigenen Horizont.
Wie überall sonst auch ist eine klare und präzise Kommunikation der Schlüssel zu allem. Achten Sie vor allem auf nonverbale Signale wie Körpersprache und Augenkontakt, um Vertrauen aufzubauen – aber auch um ein gutes Gefühl für Ihr Gegenüber zu bekommen. Stellen Sie gezielte Fragen, um tiefer in geschäftliche Themen einzusteigen. Interesse zeigen und aktiv zuhören fördern bedeutungsvolle Konversationen und hinterlassen positive Eindrücke.
Und zu guter Letzt: Halten Sie sich während Ihrer Reise gesund. Achten Sie auf ausreichend Ruhe, ausgewogene Ernährung und regelmäßige Bewegung, um Ihre Leistungsfähigkeit aufrecht zu erhalten. Das ist nicht immer einfach – also ist ein besonders Augenmerk hier umso wichtiger.
Don’ts – Dinge, sie Sie unbedingt vermeiden sollten
Mit einem limitierten Zeitkontingent ist es zu einfach, sich selbst zu Überbuchen. Auch wenn es manchmal schwerfällt, vermeiden Sie es, Ihren Zeitplan zu überladen. Zu viele Verpflichtungen können zu Stress und Übermüdung führen – und so im schlimmsten Fall zu Ausfällen, mangelnder Konzentration und geplatzten Deals. Sie sollten zu jedem Event und jeder Verabredung voll aufnahmefähig erscheinen – und vorbereitet. Nichts ist schlimmer, als unvorbereitet zu einem Treffen zu kommen und keine oder mangelhafte Kenntnisse über die beteiligten Personen oder die Themen haben. Das endet nicht nur in einer unangenehmen Situation für sie, sondern signalisiert auch Desinteresse und mangelnde Professionalität.
Humor kann ein wichtiger Aspekt sein, um anfängliches Eis zu brechen, Verbindungen zueinander herzustellen und sich besser kennenzulernen – vermeiden Sie allerdings unangemessenes Verhalten, dass damit einhergehen kann. Bleiben Sie stets respektvoll, vermeiden Sie übermäßiges Trinken und unpassende Witze.
Übermäßige Selbstwerbung ist ebenfalls ungerne gesehen. Versuchen Sie zu vermeiden, in Gesprächen ausschließlich über sich selbst und Ihr Unternehmen zu sprechen. Zeigen Sie stattdessen Interesse an anderen und Ihren Geschäften – gegenseitiger Austausch ist die Grundlage, die Sie für Ihre Beziehungen aufbauen wollen.
Im selben Atemzug sollten Sie auch darauf achten, nicht undankbar zu wirken. Vergessen Sie nicht, sich bei Gastgebern, Kunden und Partnern regelmäßig für Ihre Zeit und Gastfreundschaft zu bedanken. Schon eine einfache Geste der Anerkennung kann viel bewirken. Und sollten dennoch Konflikte auftreten, versuchen Sie, diese privat zu lösen, anstatt sie vor anderen auszutragen. Vergessen Sie nicht, dass nicht nur Ihre Geschäftsbeziehung, Ihr Ruf, sondern auch der Ihres Unternehmens auf dem Spiel stehen.
Was Sie sonst noch beachten sollten
Es ist ratsam, Ihre Reise so frühzeitig wie möglich zu buchen, um nicht nur die besten Preise, sondern auch die besten verfügbaren Zeiten zu sichern. Berücksichtigen Sie die Entfernung zum Ziel, für das am besten geeignete Transportmittel. Vor allem Inlands kann die Bahn oft am effizientesten sein, wobei Flugzeuge auf etwas längeren Strecken weiterhin brillieren. Berücksichtigen Sie hier allerdings auch Effizienz, Flexibilität – und Komfort. Private Flughafentransfers in Frankfurt, München, Köln oder anderen größeren Städten kann zum Beispiel einen großen Unterschied machen, um verlorene Zeit von Sicherheitskontrollen oder Verspätungen auszugleichen.
Bei der Unterkunft sollte vor allem die Lage entscheidend sein, besonders bei kürzeren Aufenthalten. Bei längeren, wählen Sie lieber Komfort. Wählen Sie eine Unterkunft, die in der Nähe Ihrer geschäftlichen Aktivitäten liegt, sparen Sie wertvolle Zeit und Transportkosten – verpassen unter Umständen aber auch spannende kulturelle Einblicke.
Gesundheit und Sicherheit sollte jedoch immer oberste Priorität haben. Informieren Sie sich also über medizinische Einrichtungen am Zielort – vor allem dann, wenn Sie international reisen – und halten Sie nebst Reisedokumenten wie Pass, Visum und geschäftlichen Unterlagen auch erforderliche Medikamente bereit. Je besser Sie auf sich aufpassen, umso höher ist Ihre Leistungsfähigkeit und Konzentration – und Erfolg.
Autor: Redaktion
