Datenschutzrechtlich sicher im Homeoffice arbeiten

Datenschutzrechtlich sicher im Homeoffice arbeiten

Arbeiten im Homeoffice war schon früher eine attraktive Form der Work-Life-Balance. In Corona-Zeiten ist das Homeoffice eine effektive Vorsichtsmaßnahme, um das Risiko vor Ansteckungen mit dem gefürchteten Virus zu senken. Trotz der aktuellen Ausnahmesituation gelten auch im Homeoffice die Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung. Sensible Daten müssen geschützt und Geschäftsgeheimnisse gewahrt werden. Sowohl Arbeitgeber als auch Heimarbeiter sind dafür verantwortlich und schlussendlich auch haftbar.

Um die Ausbreitung von Covid 19 zu senken, hat die Regierung Unternehmen dazu aufgerufen, allen Beschäftigten, die die Möglichkeit dazu haben, das Arbeiten im eigenen Haushalt zu ermöglichen. Die früher als Sozialleistung von attraktiven Arbeitgebern gewährte Maßnahme des “Arbeitens aus dem eigenen Zuhause“ wurde mit einem Schlag zur Regel.

Da für zahlreiche Unternehmen die Umstellung auf das Arbeiten im Homeoffice nicht von langer Hand vorbereitet war und von einen Tag auf den anderen umgesetzt wurde, mussten viele Firmen nun feststellen, dass für eine funktionierende Homeoffice-Leistung einige wesentliche Kriterien beachtet werden müssen.

Datenschutz gilt auch im Homeoffice

Das seit Mai 2018 geltende Datenschutzrecht, welches durch die EU-DSGVO geregelt ist, schreibt vor, dass personenbezogene Daten geschützt werden müssen. Und das gilt auch im Homeoffice, für den Fall, dass Arbeitnehmer am Heimarbeitsplatz auf personenbezogene Daten Zugriff haben. Zu den sensiblen Daten zählen u.a. Name, Adresse, Herkunft, Religion, Sozialversicherungsdaten, Kreditkartendaten sowie alle Daten, die eine natürliche Person identifizierbar machen. Aber nicht nur personenbezogene sensible Daten sind für den Datenschutz im Homeoffice relevant, auch alle Informationen, die Auskunft über Betriebskennzahlen und Geschäftsvereinbarungen geben.

Dafür, dass der Datenschutz im Homeoffice gewahrt wird, hat grundsätzlich der Arbeitgeber Sorge zu tragen. Wird durch das Homeoffice gegen die geltenden Datenschutzregelungen verstoßen, haftet zunächst der Arbeitgeber gegenüber der Datenschutzbehörde. Damit ist der Arbeitnehmer aber nicht aus der Sache raus. Den Heimarbeiter trifft ebenfalls eine Haftung, wenn vorsätzlich gehandelt wurde oder eine grobe Fahrlässigkeit unterstellt werden kann. Insofern ist das Arbeiten im Homeoffice nicht nur „nice-to-have“ oder aufgrund der aktuellen Ausnahmesituation zweckdienlich, sondern es ist zwingend nötig, darüber Bescheid zu wissen, was es im Homeoffice braucht, um datenschutzkonform arbeiten zu können.

Voraussetzungen an die technische Infrastruktur

Zu einer notwendigen technischen Infrastruktur im Homeoffice gehören meist Laptops, USB-Sticks zur Datensicherung, evtl. auch ein Tablett, ein Mobiltelefon und ein Drucker.

Jedes dieser Geräte braucht aus Datenschutzsicht Aufmerksamkeit, da es darum geht, dass alle Geräte softwaretechnisch auf dem neuesten Stand, mit Anti-Viren-Schutz ausgestattet und frei von privat installierter Software sein müssen. Laptops, Tablets, Mobiltelefone und auch Datenträger erfordern sichere Passwörter und sollten auch im Homeoffice mit Passwortschutz gesperrt werden, wenn man den Arbeitsraum verlässt, um eine Pause einzulegen.

Ob es erwünscht ist, dass im Homeoffice Ausdrucke gemacht werden können, hängt sehr stark von den Daten ab, mit denen gearbeitet wird. So ist es durchaus kritisch, sensible Daten lokal im Homeoffice auszudrucken oder sogar außerhalb des Firmenservers z.B. lokal am Laptop oder Tablet zwischendurch abzuspeichern.

Anforderungen an die Räumlichkeiten

Abgesehen von Lärmbelästigungen, die im Homeoffice durch Kleinkinder oder Haustiere auftreten und das konzentrierte Arbeiten mitunter erschweren können, gibt es auch aus datenschutzrechtlicher Sicht einige Anforderungen.

Um Mitbewohnern keine Möglichkeit zur Einsicht in sensible Daten zu geben, sollte das Homeoffice in einem eigens dafür vorgesehenen Raum untergebracht werden. Im Idealfall sollte dieser Raum auch absperrbar sein. Zumindest sollte aber ein absperrbarer Schrank vorhanden sein, in dem die betrieblichen Geräte und Unterlagen auch nach der Arbeit oder bei Verlassen des Raums oder bei Verlassen der Wohnung sicher aufbewahrt werden können.

Datensicherer Transport

Um Aktenordner, Ausdrucke oder Geräte mit gespeicherten Daten sicher zwischen der Betriebsstätte und dem Homeoffice transportieren zu können, muss auch Aufmerksamkeit auf die Datensicherheit gelegt werden, damit kein Betriebsfremder Zugriff oder Einsicht in die Daten erhalten kann.

Sichere Aktenvernichtung

Sollen in weiterer Folge Ausdrucke oder Akten vernichtet werden, ist es aus datenschutzrechtlicher Sicht nicht möglich, die Papiere einfach in den Müll zu werfen. Auch Dokumente mit sensiblen Daten zu zerreißen und anschließend über den Hausmüll zu entsorgen, wäre nicht erlaubt. Bei einer datenschutzkonformen Aktenvernichtung werden dabei je nach Schutzbedarf der Daten Voraussetzungen an die Streifendicke beim Schreddern vorgegeben. Wenn die Dokumente personenbezogene Daten enthalten braucht es schon Shredder, die der Schutzklasse 3 oder 4 entsprechen. Da auch die Papierstreifen sensibles Material sind, braucht es bei der Vernichtung von sensiblen Daten auch eine professionelle Lösung für die Aktenvernichtung.

Wir haben uns die „Mobile Aktenvernichtung“ bei der Rhenus Aktenvernichtung genauer angesehen. Der Vorteil dieser Lösung ist, dass der mobile Aktenvernichter vor Ort die ordnungsgemäße Entsorgung durchführt. Das kann sowohl bei kleineren Entsorgungsumfängen oder auch für größere Materialmengen erfolgen. Das Material wird dabei in einen Sicherheitsbehälter vor Ort befüllt, der mitgelieferte Schlüssel wird innen eingehängt. Danach wird der Behälter verschlossen und kann von Dritten nicht mehr geöffnet werden. Im Schredderfahrzeug wird der Behälter automatisch geöffnet und der Inhalt offenbarungsfrei vernichtet und der endgültigen Entsorgung zugeführt. Neben Papierunterlagen werden von der Rhenus Data Office GmbH auch Festplatten oder andere Datenträger professionell vernichtet.

Autor: Redaktion

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